ToolKeeper Pro — Políticas y Guía de Usuario

ToolKeeper Pro ha sido diseñado con la privacidad y el control empresarial como pilares fundamentales. Entendemos el valor de tus activos y datos operativos, por lo que aplicamos estándares de seguridad para garantizar que tu información permanezca exclusivamente bajo tu control.

Pilares de Privacidad

Aislamiento Corporativo (Multiempresa)

Cada organización que utiliza ToolKeeper Pro opera en su propio espacio privado completamente aislado de las demás compañías. Tu inventario, tus obras, tus colaboradores e historiales no son visibles ni accesibles para terceros. La separación se aplica automáticamente desde las capas más profundas de la base de datos.

Los datos de tu empresa están lógicamente aislados de las demás.
Usuarios externos no tienen visibilidad alguna sobre tus movimientos.
Toda comunicación viaja cifrada por internet mediante conexiones SSL/HTTPS protegidas.

Imágenes y Fichas Técnicas

Las fotografías de tus equipos y los documentos PDF de fichas técnicas se almacenan en servidores en la nube seguros. Solo los colaboradores autorizados de tu empresa (a través de roles) tienen permiso para visualizarlos o descargarlos.

Servidor de almacenamiento privado con RLS (Row Level Security).
Enlaces de descarga temporales que expiran automáticamente por seguridad.
Si corres la app en modo demostración local, los archivos se quedan en tu memoria y no se suben a la nube.

Geolocalización y Ubicación

ToolKeeper Pro solicita acceso al GPS o geolocalización únicamente de manera puntual. El uso de la ubicación está estrictamente limitado a registrar la dirección física de tus frentes de obra/bodegas o a marcar coordenadas para calcular rutas en el mapa.

No realizamos rastreo de ubicación en segundo plano (background tracking) de tus operadores.
No registramos rutas de movimiento diarios de los celulares.
La ubicación sirve solo para situar proyectos y facilitar la navegación con Google Maps.

Derechos y Contacto

Como cliente y usuario, puedes en cualquier momento solicitar la desactivación, baja o exportación completa de la información cargada por tu empresa. El administrador es el único autorizado para gestionar las cuentas internas.

Si tienes preguntas o inquietudes relacionadas con la privacidad, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo a través del correo oficial: ToolKeeper@dabinci.com.co.

¡Bienvenido a ToolKeeper Pro! Esta guía interactiva te guiará sobre el funcionamiento del sistema en sus diferentes plataformas de despliegue: Android, iOS y Web. ToolKeeper Pro simplifica el ciclo de control: Empresa ➔ Proyectos ➔ Equipos ➔ Movimientos ➔ Mantenimientos.

Disponibilidad por Plataformas

Android

Escaneo QR rápido mediante cámara nativa.
Descarga directa de reportes Excel al disco local.
Notificaciones push en tiempo real (FCM).

iOS

Lectura QR instantánea con la cámara de Apple.
Uso de la hoja de compartir nativa (Share Sheet) para reportes.
Notificaciones push integradas de alta prioridad.

Versión Web

Carga masiva Excel leyendo archivos directamente en memoria.
Simulador QR para digitar manualmente los códigos de equipos.
Acceso sin descargas desde cualquier computador o celular.

Jerarquía de Roles y Permisos

Administrador de Empresa

Admin

Rol con control total. Gestione la suscripción y límites del plan.

Gestiona e invita colaboradores (crea códigos de invitación de 24h).
Crea y edita proyectos / frentes de obra.
Registra y da de baja equipos (manual o importación masiva por Excel).
Es el único que puede completar y finalizar mantenimientos para volver el equipo a estado Disponible.

Supervisor

Rol con control operativo intermedio sobre los activos de la empresa.

Edita información técnica, fotos y fichas de los equipos.
Registra y programa mantenimientos (no puede completarlos/finalizarlos).
Consulta reportes, inventarios e historial de traslados.

Almacenista

Rol operativo básico asignado por defecto para la seguridad en campo.

Registra traslados de equipos escaneando el código QR.
Consulta de fichas e inventarios en modo lectura.
Visualiza rutas de proyectos y bodegas mediante Google Maps.

Flujo Operativo Paso a Paso

1. Onboarding y Registro

El administrador se registra y crea el perfil de la empresa (creando automáticamente la Bodega Central). Posteriormente, desde su Perfil genera un código de invitación. El colaborador se registra ingresando dicho código y asume el rol de Almacenista hasta que el administrador lo modifique en el panel de Colaboradores.

2. Alta de Proyectos y Equipos

El administrador da de alta las ubicaciones físicas (Obras o Bodegas) asignando dirección y GPS. Luego registra los equipos de forma manual o a través del archivo de plantilla de Excel. Toda importación masiva en Web se procesa directamente en memoria para mayor seguridad.

3. Control de Traslados (Movimientos)

Para mover una herramienta a una obra, cualquier usuario presiona el botón de traslado, escanea el código QR y selecciona la obra de destino. El historial inmutable registrará de inmediato quién realizó el traslado, la fecha y las observaciones.

4. Gestión de Mantenimientos

Cuando un equipo requiere servicio, el Supervisor o Admin registra el mantenimiento preventivo/correctivo. El estado del equipo pasa a Mantenimiento (bloqueando nuevos traslados). Al completarse la reparación, el Administrador cierra el mantenimiento y el equipo retorna al estado Disponible.

5. Reportería y Sincronización

Los administradores y supervisores pueden exportar informes de inventario, movimientos y mantenimientos a formato Excel (.xlsx). El sistema implementa una caché para optimizar el rendimiento. Para forzar la actualización de los datos en tiempo real, pulsa el botón **⟳** en la esquina superior derecha.